GwG-Dossier: Anforderungen an Inhalt, Nachweise und Aktualisierung

Was in ein belastbares GwG-Dossier gehört

Der genaue Umfang richtet sich nach Tätigkeit, Risiko und Aufsicht. In der Praxis muss das Dossier aber regelmässig mehr enthalten als Ausweiskopien. Es sollte die Identität der Vertragspartei, Vertretungsbefugnisse, wirtschaftlich berechtigte Personen und Kontrollinhaber abbilden. Dazu kommen Zweck und Hintergrund der Beziehung, Risikoeinstufung, vertiefte Abklärungen, Freigaben, Aktualisierungen und – falls relevant – interne Eskalationen.

Sieben Bestandteile eines prüfbaren GwG-Dossiers

1. Fallprofil: Auftrag, Beteiligte, Rollen, Länderbezug und erwarteter Ablauf.
2. Identifikation: Dokumente, Gültigkeit, Vertretung und Plausibilitätsprüfung.
3. Kontrolle: wirtschaftliche Berechtigung, Beteiligungsketten und Kontrollinhaber.
4. Risiko: begründete Einstufung mit dokumentierten Kriterien und Warnsignalen.
5. Abklärung: Herkunft, Zweck und Hintergrund bei erhöhtem oder ungewöhnlichem Risiko.
6. Entscheid: Annahme, Ablehnung, Freigabe oder Eskalation samt verantwortlicher Person.
7. Lebenszyklus: Fristen, Änderungen, periodische Überprüfung und Abschluss des Dossiers.

Warum verteilte Dateien zum Risiko werden

Wenn ein Dossier aus E-Mails, lokalen Ordnern, Tabellen und Erinnerungen einzelner Mitarbeitender besteht, fehlen häufig Versionen, Zuständigkeiten oder Begründungen. Das Problem wird erst sichtbar, wenn eine Frage beantwortet werden muss: Welcher Informationsstand galt am Tag der Freigabe? Wer hat die Abklärung geprüft? Wann wurde die Kontrollstruktur zuletzt bestätigt?

Ein digital geführtes Dossier sollte deshalb nicht nur Dokumente speichern. Es muss Aufgaben, Fristen, Status, Änderungen und Freigaben nachvollziehbar verbinden. Die Technik ist allerdings nur so gut wie die zugrunde liegende Organisation. Definieren Sie zuerst Pflichtfelder, Rollen und Eskalationswege.

Risikobasierte Überprüfung bestehender Dossiers

Priorisieren Sie aktive Geschäftsbeziehungen mit erhöhten Risiken, unklaren Kontrollketten, fehlenden Aktualisierungen oder ungewöhnlichen Transaktionen. Arbeiten Sie nicht blind chronologisch. Ein risikobasierter Plan priorisiert die gravierendsten Dokumentations- und Kontrollmängel und macht den Fortschritt messbar.